Au 31 août au plus tard, l'ensemble des ASBL seront tenues d'avoir compléter le registre UBO. La plupart du temps, quand nous prononçons le mot "Registre UBO", nos membres se montrent dubitatifs. La plupart n'en on jamais entendu parler. Pourtant, compléter ce registre annuellement est une obligation légale. De surcroît, une obligation qui n'est pas bien compliquée.
Un premier point d'actualité nous paraissait dès lors utile.
UBO c'est quoi ? UBO est l'acronyme de "Ultimate Beneficial Owners". Bénéficiaires effectifs, en français.
Rien d'étonnant à ce qu'un acronyme anglais soit utilisé puisque la loi qui crée cette obligation, la loi du 18 septembre 2017, transpose en droit belge une driective européenne (2018/849). Cette loi prévoit en son article 74, la création d'un registre UBO renseignant l'identité des bénéficiaires effectifs, notamment, des ASBL. Un bénéficiaire effectif au sein d'une ASBL, pour faire simple, c'est tout administrateur ou personne en charge de la gestion journalière.
Les modalités effectives de fonctionnement du registre UBO sont réglée par un Arrêté Royal du 30 juillet 2018.
L'article 3 de cet AR prévoit que pour chaque bénéficiaire effectif, l'ASBL renseigne ses nom et prénom, sa date de naissance, sa nationalité, son adresse complète de résidence, la date à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif du redevable d'information, le numéro au Registre national des personnes physiques ou tout identifiant similaire donné par l'Etat où il réside ou dont il est ressortissant.
Concrètement, l'ASBL doit désigner un représentant (via https://finances.belgium.be/fr/E-services/ubo-register) et compléter ensuite le registre. Le SPF Finances a édité un manuel complet expliquant la marche à suivre. Nous vous invitons à vous y prendre suffisament tôt. Le site permettant l'enregistrement n'est pas des plus simples à utiliser.
A chaque changement de bénéficiaires, vous serez tenu de modifier le Registre UBO.
En cas de non respect de vos obligations, vous pourriez vous exposer à une amende d'un montant minimal de 250 €.
Le BAC peut, évidemment, vous aider pour accomplir ces formalités.
Un premier point d'actualité nous paraissait dès lors utile.
UBO c'est quoi ? UBO est l'acronyme de "Ultimate Beneficial Owners". Bénéficiaires effectifs, en français.
Rien d'étonnant à ce qu'un acronyme anglais soit utilisé puisque la loi qui crée cette obligation, la loi du 18 septembre 2017, transpose en droit belge une driective européenne (2018/849). Cette loi prévoit en son article 74, la création d'un registre UBO renseignant l'identité des bénéficiaires effectifs, notamment, des ASBL. Un bénéficiaire effectif au sein d'une ASBL, pour faire simple, c'est tout administrateur ou personne en charge de la gestion journalière.
Les modalités effectives de fonctionnement du registre UBO sont réglée par un Arrêté Royal du 30 juillet 2018.
L'article 3 de cet AR prévoit que pour chaque bénéficiaire effectif, l'ASBL renseigne ses nom et prénom, sa date de naissance, sa nationalité, son adresse complète de résidence, la date à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif du redevable d'information, le numéro au Registre national des personnes physiques ou tout identifiant similaire donné par l'Etat où il réside ou dont il est ressortissant.
Concrètement, l'ASBL doit désigner un représentant (via https://finances.belgium.be/fr/E-services/ubo-register) et compléter ensuite le registre. Le SPF Finances a édité un manuel complet expliquant la marche à suivre. Nous vous invitons à vous y prendre suffisament tôt. Le site permettant l'enregistrement n'est pas des plus simples à utiliser.
A chaque changement de bénéficiaires, vous serez tenu de modifier le Registre UBO.
En cas de non respect de vos obligations, vous pourriez vous exposer à une amende d'un montant minimal de 250 €.
Le BAC peut, évidemment, vous aider pour accomplir ces formalités.
RGPD et registre de traitement
Dans bon nombre d’ASBL, dès que nous prononçons le mot RGPD, bon nombre d’interlocuteurs nous regardent avec un air interrogatif. Parfois, nous avons droit à un « mais n’est-ce pas le truc avec les cookies à accepter quant on se connecte à un site ? »
Ce texte est en vigueur depuis deux ans mais semble toujours susciter bien des interrogations. Pour rappel, le RGPD, Règlement général sur la protection des données, en vigueur dans l’Espace Economique Européen depuis le 25 mai 2018, oblige les ASBL qui traitent des données à caractère personnel, à sécuriser celles-ci, à ne recueillir que les données strictement nécessaires, à justifier des raisons pour lesquelles ces données sont recueillies, à ne les conserver que le temps nécessaire et à permettre à celui dont les données sont conservées à avoir accès à celles-ci et, au besoin, à pouvoir les rectifier ou en obtenir l’effacement.
Nous reviendrons prochainement sur la question dans un dossier complet « RGPD ».
Le registre de traitement est un registre, éventuellement sous format informatique, qui reprend l’ensemble des catégories de données à caractère personnel collectées, les catégories de personnes dont les données sont collectées, les catégories des destinataires pouvant avoir accès aux données, le délai de conservation, la justification de la collecte des données, la description des mesures mises en place pour sécuriser les données.
La règlementation n’a pas prévu de modèle type. Néanmoins, pour vous faciliter la vie, le CRM du BAC contient un module de traitement RGPD.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse olivier@bac.brussels
Dans bon nombre d’ASBL, dès que nous prononçons le mot RGPD, bon nombre d’interlocuteurs nous regardent avec un air interrogatif. Parfois, nous avons droit à un « mais n’est-ce pas le truc avec les cookies à accepter quant on se connecte à un site ? »
Ce texte est en vigueur depuis deux ans mais semble toujours susciter bien des interrogations. Pour rappel, le RGPD, Règlement général sur la protection des données, en vigueur dans l’Espace Economique Européen depuis le 25 mai 2018, oblige les ASBL qui traitent des données à caractère personnel, à sécuriser celles-ci, à ne recueillir que les données strictement nécessaires, à justifier des raisons pour lesquelles ces données sont recueillies, à ne les conserver que le temps nécessaire et à permettre à celui dont les données sont conservées à avoir accès à celles-ci et, au besoin, à pouvoir les rectifier ou en obtenir l’effacement.
Nous reviendrons prochainement sur la question dans un dossier complet « RGPD ».
Le registre de traitement est un registre, éventuellement sous format informatique, qui reprend l’ensemble des catégories de données à caractère personnel collectées, les catégories de personnes dont les données sont collectées, les catégories des destinataires pouvant avoir accès aux données, le délai de conservation, la justification de la collecte des données, la description des mesures mises en place pour sécuriser les données.
La règlementation n’a pas prévu de modèle type. Néanmoins, pour vous faciliter la vie, le CRM du BAC contient un module de traitement RGPD.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse olivier@bac.brussels
ASBL et TVA
Une des questions récurrentes qui nous est posée est celle relative à l’assujettissement des ASBL à la TVA.
Comme le SPF finances le dit fort bien : Une ASBL peut être assujettie à la TVA si elle exerce une activité économique régulière et indépendante (avec ou sans but lucratif) pour laquelle des marchandises sont fournies ou des services sont effectués. Cette activité peut être principale ou accessoire.
Ce n’est donc pas la poursuite d’un but désintéressé qui permet à une ASBL de ne pas être assujettie à la TVA mais l’absence d’exercice d’une activité économique habituelle (définie à l’article 2 du code TVA comme étant « les livraisons de biens et les prestations de services effectuées à titre onéreux par un assujetti agissant en tant que tel »).
L’article 4 du Code de la TVA précise qu’«est un assujetti quiconque effectue, dans l’exercice d’une activité économique, d’une manière habituelle et indépendante, à titre principal ou à titre d’appoint, avec ou sans esprit de lucre, des livraisons de biens ou des prestations de services visées par le présent Code, quel que soit le lieu où s’exerce l’activité économique».
Pour qu’il y ait assujettissement, l’activité économique de l’ASBL doit être habituelle. Le caractère habituel implique que les opérations doivent être répétées à des intervalles plus ou moins réguliers.
L’activité peut être à titre principal ou à titre d’appoint.
L’activité doit être exercée à titre onéreux. En d’autres termes, si l’activité est exercée sans contrepartie, elle n’est pas soumise à la TVA.
Le Code distincte plusieurs type d’assujettissements :
L’assujettissement ordinaire
Concerne les ASBL dont l’activités consistent exclusivement en des opérations soumises à la tva.
L’assujettissement exonéré
Concerne les ASBL qui exercent une activité exemptée. Pour l’essentiel, l’activité exemptée est celle prestée au profit des membres qui donne lieu au paiement d’une cotisation.
L’assujettissement mixte
Concerne les ASBL qui exercent à la fois des activités exonérées et d’autres soumises à TVA
L’assujettissement partiel
Concerne les ASBL qui exercent des activités assujetties et des activités non assujetties
Les ASBL non-assujetties
Les ASBL bénéficiant du régime de franchise
Les petites ASBL qui réalisent un chiffre d’affaires inférieur à 25.000,00 € sont dispensées des obligations liées à l’assujettissement.
Bien entendu, pour toutes vos questions plus spécifiques concernant cette question, n’hésitez pas à contacter le BAC à l’adresse olivier@bac.brussels
Une des questions récurrentes qui nous est posée est celle relative à l’assujettissement des ASBL à la TVA.
Comme le SPF finances le dit fort bien : Une ASBL peut être assujettie à la TVA si elle exerce une activité économique régulière et indépendante (avec ou sans but lucratif) pour laquelle des marchandises sont fournies ou des services sont effectués. Cette activité peut être principale ou accessoire.
Ce n’est donc pas la poursuite d’un but désintéressé qui permet à une ASBL de ne pas être assujettie à la TVA mais l’absence d’exercice d’une activité économique habituelle (définie à l’article 2 du code TVA comme étant « les livraisons de biens et les prestations de services effectuées à titre onéreux par un assujetti agissant en tant que tel »).
L’article 4 du Code de la TVA précise qu’«est un assujetti quiconque effectue, dans l’exercice d’une activité économique, d’une manière habituelle et indépendante, à titre principal ou à titre d’appoint, avec ou sans esprit de lucre, des livraisons de biens ou des prestations de services visées par le présent Code, quel que soit le lieu où s’exerce l’activité économique».
Pour qu’il y ait assujettissement, l’activité économique de l’ASBL doit être habituelle. Le caractère habituel implique que les opérations doivent être répétées à des intervalles plus ou moins réguliers.
L’activité peut être à titre principal ou à titre d’appoint.
L’activité doit être exercée à titre onéreux. En d’autres termes, si l’activité est exercée sans contrepartie, elle n’est pas soumise à la TVA.
Le Code distincte plusieurs type d’assujettissements :
L’assujettissement ordinaire
Concerne les ASBL dont l’activités consistent exclusivement en des opérations soumises à la tva.
L’assujettissement exonéré
Concerne les ASBL qui exercent une activité exemptée. Pour l’essentiel, l’activité exemptée est celle prestée au profit des membres qui donne lieu au paiement d’une cotisation.
L’assujettissement mixte
Concerne les ASBL qui exercent à la fois des activités exonérées et d’autres soumises à TVA
L’assujettissement partiel
Concerne les ASBL qui exercent des activités assujetties et des activités non assujetties
Les ASBL non-assujetties
Les ASBL bénéficiant du régime de franchise
Les petites ASBL qui réalisent un chiffre d’affaires inférieur à 25.000,00 € sont dispensées des obligations liées à l’assujettissement.
Bien entendu, pour toutes vos questions plus spécifiques concernant cette question, n’hésitez pas à contacter le BAC à l’adresse olivier@bac.brussels
Le dépôt des comptes annuels
Concernant la question du dépôt des comptes annuels, un flou artistique semble flotter. Si vous interrogez un moteur de recherche, vous aboutirez certainement sur des sites qui vous diront que vous êtes dorénavant obligé d’assurer le dépôt de vos comptes annuels auprès de la Banque Nationale – La BNB (ce qui a évidemment un coût).
Qu’en est-il vraiment de l’obligation de dépôt ?
L’article 3 :47§7 du Code des Sociétés et des associations précise que : « Dans les trente jours de leur approbation par l'assemblée générale, les comptes annuels des ASBL autres que celles qui à la date du bilan du dernier exercice clôturé ne dépassent pas plus d'un des critères visés au paragraphe 2 sont déposés par les administrateurs à la Banque nationale de Belgique. »
Les critères qui déterminent l’obligation de dépôt sont au nombre de 4 :
- un nombre de travailleurs en moyenne annuelle de 5 ;
- 334 500 euros pour le total des recettes, autres que non récurrentes, hors taxe sur la valeur ajoutée ;
- 1 337 000 euros pour le total des avoirs ;
- 1 337 000 euros pour le total des dettes.
Pour être tenu au dépôt à la BNB, vous devez au moins dépasser deux des 4 critères.
Bon nombre d’ASBL devrait donc échapper au dépôt des comptes à la BNB et ne sont tenues qu’au dépôt au greffe du Tribunal de l’Entreprise (concernant ce dépôt, en ce qui concerne les ASBL membres du BAC, le BAC se charge de cette formalité).
En ce qui concerne les ASBL devant assurer un dépôt à la BNB, les modalités de celui-ci sont déterminées par les dispositions de l’Arrêté Royal du 29 avril 2019 portant exécution du Code des Sociétés et des Associations. Nous reviendrons sur cette question du dépôt à la BNB dans un prochain article.
Concernant la question du dépôt des comptes annuels, un flou artistique semble flotter. Si vous interrogez un moteur de recherche, vous aboutirez certainement sur des sites qui vous diront que vous êtes dorénavant obligé d’assurer le dépôt de vos comptes annuels auprès de la Banque Nationale – La BNB (ce qui a évidemment un coût).
Qu’en est-il vraiment de l’obligation de dépôt ?
L’article 3 :47§7 du Code des Sociétés et des associations précise que : « Dans les trente jours de leur approbation par l'assemblée générale, les comptes annuels des ASBL autres que celles qui à la date du bilan du dernier exercice clôturé ne dépassent pas plus d'un des critères visés au paragraphe 2 sont déposés par les administrateurs à la Banque nationale de Belgique. »
Les critères qui déterminent l’obligation de dépôt sont au nombre de 4 :
- un nombre de travailleurs en moyenne annuelle de 5 ;
- 334 500 euros pour le total des recettes, autres que non récurrentes, hors taxe sur la valeur ajoutée ;
- 1 337 000 euros pour le total des avoirs ;
- 1 337 000 euros pour le total des dettes.
Pour être tenu au dépôt à la BNB, vous devez au moins dépasser deux des 4 critères.
Bon nombre d’ASBL devrait donc échapper au dépôt des comptes à la BNB et ne sont tenues qu’au dépôt au greffe du Tribunal de l’Entreprise (concernant ce dépôt, en ce qui concerne les ASBL membres du BAC, le BAC se charge de cette formalité).
En ce qui concerne les ASBL devant assurer un dépôt à la BNB, les modalités de celui-ci sont déterminées par les dispositions de l’Arrêté Royal du 29 avril 2019 portant exécution du Code des Sociétés et des Associations. Nous reviendrons sur cette question du dépôt à la BNB dans un prochain article.
La déclaration fiscale des ASBL
Les premières chaleurs riment pour bon nombre de responsables associatifs avec « premières bouffées de chaleurs » à l’idée de se confronter à ses obligations fiscales.
Parmi les premières questions qui nous sont posées par nos membres figurent toujours celles relatives aux impôts.
Une ASBL est-elle tenue de compléter une déclaration fiscale ? Est-elle imposable ?
Les ASBL sont toutes tenues de rentrer une déclaration fiscale, même si elles n’ont pas de revenu imposable, et sont toutes potentiellement imposables.
Les ASBL qui développent une activité commerciale n’ayant pas pour but unique de soutenir le but désintéressé seront soumises à l’impôt des sociétés.
Pour les autres, si elles développent des activités lucratives, elles seront soumises à l’impôt des personnes morales.
Toutefois, certaines activités sont exemptées d’impôt (notamment celles activent en matière d’enseignement, d’aide aux familles et aux personnes, celle qui organisent des foires ou des expositions…).
Une ASBL n’est pas imposée sur les bénéfices réalisés. Elle est tenue de justifier de ses recettes et dépenses (en joignant ses comptes et le PV de sa dernière AG).
Exceptionnellement, covid oblige, la déclaration relative aux revenus 2020 devra être rentrée avant le 28 octobre (la deadline normale est le 31 juillet).
Le fisc à fait savoir que le contrôle des ASBL serait renforcé afin de sanctionner les ASBL qui agissent comme des sociétés commerciales.
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous les soumettre à l’adresse olivier@bac.brussels
Les premières chaleurs riment pour bon nombre de responsables associatifs avec « premières bouffées de chaleurs » à l’idée de se confronter à ses obligations fiscales.
Parmi les premières questions qui nous sont posées par nos membres figurent toujours celles relatives aux impôts.
Une ASBL est-elle tenue de compléter une déclaration fiscale ? Est-elle imposable ?
Les ASBL sont toutes tenues de rentrer une déclaration fiscale, même si elles n’ont pas de revenu imposable, et sont toutes potentiellement imposables.
Les ASBL qui développent une activité commerciale n’ayant pas pour but unique de soutenir le but désintéressé seront soumises à l’impôt des sociétés.
Pour les autres, si elles développent des activités lucratives, elles seront soumises à l’impôt des personnes morales.
Toutefois, certaines activités sont exemptées d’impôt (notamment celles activent en matière d’enseignement, d’aide aux familles et aux personnes, celle qui organisent des foires ou des expositions…).
Une ASBL n’est pas imposée sur les bénéfices réalisés. Elle est tenue de justifier de ses recettes et dépenses (en joignant ses comptes et le PV de sa dernière AG).
Exceptionnellement, covid oblige, la déclaration relative aux revenus 2020 devra être rentrée avant le 28 octobre (la deadline normale est le 31 juillet).
Le fisc à fait savoir que le contrôle des ASBL serait renforcé afin de sanctionner les ASBL qui agissent comme des sociétés commerciales.
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous les soumettre à l’adresse olivier@bac.brussels
Administrateur et rémunération
La question de savoir si un administrateur d’une ASBL peut être rémunéré figure dans le top 3 de celles qui nous sont adressées ?
Une réponse positive doit être apportée à cette question avec toutefois de nombreuses nuances.
La règle est en principe la gratuité du mandat d’administrateur.
Toutefois, les statuts ou l’Assemblée générale peuvent prévoir que les administrateurs percevront une rémunération.
C’est l’Assemblée générale ou les statuts qui détermineront le montant de la rémunération à laquelle les administrateurs ont droit (la possibilité de fixer le montant de la rémunération dans les statuts reste théorique. En pratique, c’est l’AG qui autorise et fixe le montant).
L’AG peut se contenter de fixer les règles présidant à la fixation du montant de la rémunération, le CA se chargeant, en ce cas de la mise en œuvre de cette autorisation d’octroi en fixant le montant devant être octroyé, dans le respect des règles arrêtés.
L’AG conserve en finale le contrôle de la rémunération octroyée en approuvant les comptes et budgets.
Il importe surtout que la rémunération accordée soit normale et conforme au marché. Si la rémunération s’avère excessive, l’administrateur est finalement censé poursuivre un but clairement intéressé (hors, par définition, dans une ASBL les membres ne poursuivent pas un but intéressé).
Un administrateur percevant une rémunération est-il tenu de s’affilier à une caisse d’assurances sociales ?
Si l’ASBL se livre à des activités lucratives et est soumise à l’impôt des sociétés, l’administrateur est tenu de s’affilier.
Si l’ASBL est soumise à l’impôt des personnes morales, l’administrateur ne sera tenu d’être assujetti que si ses revenus imposables net tirés de l’ASBL dépasse 1553,57 €.
Attention, les remboursements de frais ne sont pas considérés comme de la rémunération.
Enfin, une dernière question : Un administrateur d’ASBL peut-il être salarié de l’ASBL?
Il n’existe pas d’incompatibilité pour autant que l’administrateur salarié soit placé sous l’autorité et le contrôle d’un employeur (qu’un lien de subordination existe). La question de l’existence d’un lien de subordination est assez délicate.
Enfin, la rémunération octroyée devra l’être pour d’autres tâches que celles qui relèvent de l’exercice du mandat d’administrateur.
Pour de plus amples renseignements, n’hésitez pas à nous consulter à l’adresse olivier@bac.brussels
La question de savoir si un administrateur d’une ASBL peut être rémunéré figure dans le top 3 de celles qui nous sont adressées ?
Une réponse positive doit être apportée à cette question avec toutefois de nombreuses nuances.
La règle est en principe la gratuité du mandat d’administrateur.
Toutefois, les statuts ou l’Assemblée générale peuvent prévoir que les administrateurs percevront une rémunération.
C’est l’Assemblée générale ou les statuts qui détermineront le montant de la rémunération à laquelle les administrateurs ont droit (la possibilité de fixer le montant de la rémunération dans les statuts reste théorique. En pratique, c’est l’AG qui autorise et fixe le montant).
L’AG peut se contenter de fixer les règles présidant à la fixation du montant de la rémunération, le CA se chargeant, en ce cas de la mise en œuvre de cette autorisation d’octroi en fixant le montant devant être octroyé, dans le respect des règles arrêtés.
L’AG conserve en finale le contrôle de la rémunération octroyée en approuvant les comptes et budgets.
Il importe surtout que la rémunération accordée soit normale et conforme au marché. Si la rémunération s’avère excessive, l’administrateur est finalement censé poursuivre un but clairement intéressé (hors, par définition, dans une ASBL les membres ne poursuivent pas un but intéressé).
Un administrateur percevant une rémunération est-il tenu de s’affilier à une caisse d’assurances sociales ?
Si l’ASBL se livre à des activités lucratives et est soumise à l’impôt des sociétés, l’administrateur est tenu de s’affilier.
Si l’ASBL est soumise à l’impôt des personnes morales, l’administrateur ne sera tenu d’être assujetti que si ses revenus imposables net tirés de l’ASBL dépasse 1553,57 €.
Attention, les remboursements de frais ne sont pas considérés comme de la rémunération.
Enfin, une dernière question : Un administrateur d’ASBL peut-il être salarié de l’ASBL?
Il n’existe pas d’incompatibilité pour autant que l’administrateur salarié soit placé sous l’autorité et le contrôle d’un employeur (qu’un lien de subordination existe). La question de l’existence d’un lien de subordination est assez délicate.
Enfin, la rémunération octroyée devra l’être pour d’autres tâches que celles qui relèvent de l’exercice du mandat d’administrateur.
Pour de plus amples renseignements, n’hésitez pas à nous consulter à l’adresse olivier@bac.brussels
Comment rembourser des frais à un administrateur ?
Si les statuts peuvent prévoir que les administrateurs exercent un mandat rémunéré, la plupart d’entre eux visent plutôt la gratuité du mandat.
Cette gratuité empêche-t-elle de rembourser des frais aux administrateurs ?
Précision d’usage : rembourser des frais ce n’est pas payer une rémunération.
Le défraiement des administrateurs répond aux mêmes règles que le défraiement des volontaires.
Deux manières de défrayer sont possibles :
- Le remboursement intégral des frais réels
- Le remboursement forfaitaire
1. Dans le cadre du remboursement intégral, le remboursement couvre l’intégralité des frais, sans limite. Toutefois, les frais doivent être justifiés à l’aide de pièces justificatives (factures, titres de transports, tickets…).
La comptabilité doit clairement faire mention de ce remboursement (mais, si vous utilisez le CRM du BAC, pas de panique, celui-ci intègre la fonctionnalité). Vous devrez demander à votre administrateur de vous remettre une note de frais.
L’administrateur ne devra pas renseigner dans sa déclaration fiscale ce défraiement (puisqu’il ne s’agit pas d’un revenu).
Il conviendra d’être attentif au fait que le remboursement de frais réels doit être modéré : pas question de « rémunérer » votre administrateur en prenant en charge des frais anormaux de restaurants, d’hôtels ou de voyage. Le fisc pourrait être amené à considérer que des remboursements anormaux doivent être requalifiés en rémunération.
2. Le remboursement au forfait s’inscrit dans le cadre de la règlementation relative aux volontaires dont les règles sont définies dans la loi du 3 juillet 2005.
La loi du 1er mars 2019 a modifié la loi afin de préciser que devaient être inclus dans la définition des volontaires, « les personnes chargées d’un mandat ou qui sont membre d’un organe de gestion ».
Les administrateurs sont donc clairement visés.
Le défraiement est limité à un montant de 35,41 € par jour (et à 1416,16 € par an) auxquels peuvent être ajoutés 2000 kms de frais de déplacement en frais réels.
Aucune déclaration au fisc ou à l’ONSS n’est requise.
L’administrateur n’est pas tenu de déclarer le remboursement des frais forfaitaires.
Si les statuts peuvent prévoir que les administrateurs exercent un mandat rémunéré, la plupart d’entre eux visent plutôt la gratuité du mandat.
Cette gratuité empêche-t-elle de rembourser des frais aux administrateurs ?
Précision d’usage : rembourser des frais ce n’est pas payer une rémunération.
Le défraiement des administrateurs répond aux mêmes règles que le défraiement des volontaires.
Deux manières de défrayer sont possibles :
- Le remboursement intégral des frais réels
- Le remboursement forfaitaire
1. Dans le cadre du remboursement intégral, le remboursement couvre l’intégralité des frais, sans limite. Toutefois, les frais doivent être justifiés à l’aide de pièces justificatives (factures, titres de transports, tickets…).
La comptabilité doit clairement faire mention de ce remboursement (mais, si vous utilisez le CRM du BAC, pas de panique, celui-ci intègre la fonctionnalité). Vous devrez demander à votre administrateur de vous remettre une note de frais.
L’administrateur ne devra pas renseigner dans sa déclaration fiscale ce défraiement (puisqu’il ne s’agit pas d’un revenu).
Il conviendra d’être attentif au fait que le remboursement de frais réels doit être modéré : pas question de « rémunérer » votre administrateur en prenant en charge des frais anormaux de restaurants, d’hôtels ou de voyage. Le fisc pourrait être amené à considérer que des remboursements anormaux doivent être requalifiés en rémunération.
2. Le remboursement au forfait s’inscrit dans le cadre de la règlementation relative aux volontaires dont les règles sont définies dans la loi du 3 juillet 2005.
La loi du 1er mars 2019 a modifié la loi afin de préciser que devaient être inclus dans la définition des volontaires, « les personnes chargées d’un mandat ou qui sont membre d’un organe de gestion ».
Les administrateurs sont donc clairement visés.
Le défraiement est limité à un montant de 35,41 € par jour (et à 1416,16 € par an) auxquels peuvent être ajoutés 2000 kms de frais de déplacement en frais réels.
Aucune déclaration au fisc ou à l’ONSS n’est requise.
L’administrateur n’est pas tenu de déclarer le remboursement des frais forfaitaires.
Comment devient-on administrateur ?
Dans le cadre de notre série d’articles concernant les organes des associations, nous nous penchons sur la question de la nomination des administrateurs.
Pour nombre des personnes qui nous contactent, la question de la nomination des administrateurs est peu claire.
Une mise au point concernant cette question n’est donc pas inutile.
Le code des sociétés et des associations est assez précis concernant cette question :
« Une décision de l'assemblée générale est exigée pour la nomination et la révocation des administrateurs et la fixation de leur rémunération dans les cas où une rémunération leur est attribuée. »
Il s’agit d’une compétence réservée que l’assemblée générale ne peut pas déléguer (nous avons vu récemment passer des statuts qui prévoiraient que le CA nommait les administrateurs. Nonobstant le fait que les statuts le prévoient, les nominations décidées par le seul CA sont nulles).
Les statuts peuvent fixer des conditions requises pour prétendre à la fonction d’administrateurs, le mode de nomination par l’AG, la procédure entourant les candidatures….
Certains statuts prévoient d’ailleurs qu’en ce qui concerne certaines fonctions exercées au sein du CA, l’AG sera chargée des nominations (en règle générale, les statuts qui réservent à l’AG la nomination de certaines fonctions les limitent au poste de Président, parfois à celui de trésorier).
« Les administrateurs sont nommés par l'assemblée générale des membres, soit pour une durée déterminée, soit pour une durée indéterminée ».
Pour être effective, la nomination doit faire l’objet d’une acceptation par l’administrateur nommé et, afin d’être opposable au tiers, doit faire l’objet d’une publication au Moniteur Belge (cette publication doit avoir lieu dans les 30 jours de la décision. Si l’AG se contente de confirmer des nominations, il n’est pas nécessaire de republier les nominations).
Il existe enfin une hypothèse où le CA peut nommer des administrateurs : la vacance d’un poste d’administrateur (pour autant que les statuts l’autorisent).
L’article 9 :6 du code précise en effet :
« En cas de vacance de la place d'un administrateur avant la fin de son mandat, les administrateurs restants ont le droit de coopter un nouvel administrateur, sauf si les statuts l'excluent.
La première assemblée générale qui suit doit confirmer le mandat de l'administrateur coopté ; en cas de confirmation, l'administrateur coopté termine le mandat de son prédécesseur, sauf si l'assemblée générale en décide autrement. S'il n'y a pas de confirmation, le mandat de l'administrateur coopté prend fin à l'issue de l'assemblée générale, sans porter préjudice à la régularité de la composition de l'organe d'administration jusqu'à ce moment. »
Nous ne pouvons que conseiller d’insérer dans les statuts un article autorisant cette cooptation.
Dans le cadre de notre série d’articles concernant les organes des associations, nous nous penchons sur la question de la nomination des administrateurs.
Pour nombre des personnes qui nous contactent, la question de la nomination des administrateurs est peu claire.
Une mise au point concernant cette question n’est donc pas inutile.
Le code des sociétés et des associations est assez précis concernant cette question :
« Une décision de l'assemblée générale est exigée pour la nomination et la révocation des administrateurs et la fixation de leur rémunération dans les cas où une rémunération leur est attribuée. »
Il s’agit d’une compétence réservée que l’assemblée générale ne peut pas déléguer (nous avons vu récemment passer des statuts qui prévoiraient que le CA nommait les administrateurs. Nonobstant le fait que les statuts le prévoient, les nominations décidées par le seul CA sont nulles).
Les statuts peuvent fixer des conditions requises pour prétendre à la fonction d’administrateurs, le mode de nomination par l’AG, la procédure entourant les candidatures….
Certains statuts prévoient d’ailleurs qu’en ce qui concerne certaines fonctions exercées au sein du CA, l’AG sera chargée des nominations (en règle générale, les statuts qui réservent à l’AG la nomination de certaines fonctions les limitent au poste de Président, parfois à celui de trésorier).
« Les administrateurs sont nommés par l'assemblée générale des membres, soit pour une durée déterminée, soit pour une durée indéterminée ».
Pour être effective, la nomination doit faire l’objet d’une acceptation par l’administrateur nommé et, afin d’être opposable au tiers, doit faire l’objet d’une publication au Moniteur Belge (cette publication doit avoir lieu dans les 30 jours de la décision. Si l’AG se contente de confirmer des nominations, il n’est pas nécessaire de republier les nominations).
Il existe enfin une hypothèse où le CA peut nommer des administrateurs : la vacance d’un poste d’administrateur (pour autant que les statuts l’autorisent).
L’article 9 :6 du code précise en effet :
« En cas de vacance de la place d'un administrateur avant la fin de son mandat, les administrateurs restants ont le droit de coopter un nouvel administrateur, sauf si les statuts l'excluent.
La première assemblée générale qui suit doit confirmer le mandat de l'administrateur coopté ; en cas de confirmation, l'administrateur coopté termine le mandat de son prédécesseur, sauf si l'assemblée générale en décide autrement. S'il n'y a pas de confirmation, le mandat de l'administrateur coopté prend fin à l'issue de l'assemblée générale, sans porter préjudice à la régularité de la composition de l'organe d'administration jusqu'à ce moment. »
Nous ne pouvons que conseiller d’insérer dans les statuts un article autorisant cette cooptation.
L'Assemblée générale ordinaire - généralités
Nous sommes souvent approchés pour aider à la création d’ASBL. Les futurs membres d’ASBL connaissent presque toujours les termes d’Assemblée Générale et de conseil d’Administration, plus rarement de délégué à la gestion journalière. Par contre, le rôle de chacun de ses organes, l’articulation entre ceux-ci, les droits et la limite des pouvoirs sont souvent flous.
Alors que la « saison » des assemblées générales bat son plein, consacrer une série d’articles concernant les principaux organes des ASBL nous paraissait indispensable. Ces articles s’articuleront autour des trois principaux organes : l’Assemblée générale, le Conseil d’Administration et le délégué à la gestion journalière.
Notre premier article est consacré à l’Assemblée Générale ordinaire.
L’Assemblée générale réunit l’ensemble des membres de l’association. Doivent donc être convoqués les membres effectifs mais aussi les membres adhérents (ainsi que les autres catégories de membres que les statuts auraient pu créer…membres d’honneur, membres sympathisants…). Seuls les membres effectifs disposent d’une voix. Les autres catégories de membres ne disposent que d’une voix consultative. En principe, sauf si les statuts en disposent autrement, chaque membre dispose d’une voix. Les membres absents peuvent se faire représenter par un autre membre (ou si les statuts le prévoient par une personne qui n’est pas membre). Il est utile, dans les statuts, de prévoir une limitation du nombre de procuration données à chaque membre.
L’Assemblée générale est convoquée par le Conseil d’Administration, dans les cas prévus aux statuts ou si un cinquième des membres en fait la demande. Le délai de convocation est au minimum de 15 jours (les statuts peuvent prévoir un délai plus important). Il est utile de prévoir de façon claire le mode de convocation (nous suggérons toujours à nos membres de prévoir l’envoi d’un mail en guise de convocation).
Sauf si les statuts en disposent autrement, l’Assemblée générale ordinaire statue valablement quel que soit le nombre de membres présents. Il n’est pas rare que les statuts prévoient toutefois un quorum de membres présents ou représentés avec, le cas échéant, si ce quorum n’est pas atteint, une nouvelle assemblée générale, statuant cette fois sans quorum.
Une Assemblée générale ordinaire doit avoir lieu chaque année. Celle-ci sera chargée de l’approbation des comptes annuels, du budget, d’un rapport d’activité et, décide de la décharge des administrateurs.
A l’issue de l’Assemblée générale, un procès-verbal doit être établi. Il est fréquent qu’une assemblée générale débute par l’approbation du PV de l’Assemblée générale précédente. Nous préconisons de prévoir dans les statuts l’envoi après l’AG du PV aux membres avec une approbation tacite à défaut de remarques formulées dans un certains délais.
Nous reviendrons dans d’autres articles, plus en détail sur la manière de convoquer, le pouvoir de l’Assemblée générale, sur sa tenue, sur les AG à distance ou les AG écrites….
Le CRM du BAC facilite grandement la tenue d’AG puisqu’il génère directement des convocations ou des PV conformes aux dispositions statutaires.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous adresser un mail : olivier@bac.brussels
Nous sommes souvent approchés pour aider à la création d’ASBL. Les futurs membres d’ASBL connaissent presque toujours les termes d’Assemblée Générale et de conseil d’Administration, plus rarement de délégué à la gestion journalière. Par contre, le rôle de chacun de ses organes, l’articulation entre ceux-ci, les droits et la limite des pouvoirs sont souvent flous.
Alors que la « saison » des assemblées générales bat son plein, consacrer une série d’articles concernant les principaux organes des ASBL nous paraissait indispensable. Ces articles s’articuleront autour des trois principaux organes : l’Assemblée générale, le Conseil d’Administration et le délégué à la gestion journalière.
Notre premier article est consacré à l’Assemblée Générale ordinaire.
L’Assemblée générale réunit l’ensemble des membres de l’association. Doivent donc être convoqués les membres effectifs mais aussi les membres adhérents (ainsi que les autres catégories de membres que les statuts auraient pu créer…membres d’honneur, membres sympathisants…). Seuls les membres effectifs disposent d’une voix. Les autres catégories de membres ne disposent que d’une voix consultative. En principe, sauf si les statuts en disposent autrement, chaque membre dispose d’une voix. Les membres absents peuvent se faire représenter par un autre membre (ou si les statuts le prévoient par une personne qui n’est pas membre). Il est utile, dans les statuts, de prévoir une limitation du nombre de procuration données à chaque membre.
L’Assemblée générale est convoquée par le Conseil d’Administration, dans les cas prévus aux statuts ou si un cinquième des membres en fait la demande. Le délai de convocation est au minimum de 15 jours (les statuts peuvent prévoir un délai plus important). Il est utile de prévoir de façon claire le mode de convocation (nous suggérons toujours à nos membres de prévoir l’envoi d’un mail en guise de convocation).
Sauf si les statuts en disposent autrement, l’Assemblée générale ordinaire statue valablement quel que soit le nombre de membres présents. Il n’est pas rare que les statuts prévoient toutefois un quorum de membres présents ou représentés avec, le cas échéant, si ce quorum n’est pas atteint, une nouvelle assemblée générale, statuant cette fois sans quorum.
Une Assemblée générale ordinaire doit avoir lieu chaque année. Celle-ci sera chargée de l’approbation des comptes annuels, du budget, d’un rapport d’activité et, décide de la décharge des administrateurs.
A l’issue de l’Assemblée générale, un procès-verbal doit être établi. Il est fréquent qu’une assemblée générale débute par l’approbation du PV de l’Assemblée générale précédente. Nous préconisons de prévoir dans les statuts l’envoi après l’AG du PV aux membres avec une approbation tacite à défaut de remarques formulées dans un certains délais.
Nous reviendrons dans d’autres articles, plus en détail sur la manière de convoquer, le pouvoir de l’Assemblée générale, sur sa tenue, sur les AG à distance ou les AG écrites….
Le CRM du BAC facilite grandement la tenue d’AG puisqu’il génère directement des convocations ou des PV conformes aux dispositions statutaires.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous adresser un mail : olivier@bac.brussels
L'Assemblée générale - la convocation
L’envoi d’une convocation en vue d’un CA ou d’une AG ne parait pas bien compliqué et pourtant, avant cet envoi, vous devez vous poser les bonnes questions :
- Qui va convoquer ?
- Dans quel délai ?
- A quelle date ?
- Comment convoquer ?
- Que mettre dans l’ordre du jour ?
Qui convoque ?
Le texte légal est clair : « L'organe d'administration convoque l'assemblée générale dans les cas prévus par la loi ou les statuts ou lorsqu'au moins un cinquième des membres en fait la demande. » (9 :13 CSA)
Le Conseil d’administration peut-il déléguer cette compétence ? La question est controversée. Nous serions d’avis de nous en tenir strictement au texte légal en réservant cette compétence strictement au CA.
Dans quel délai ?
Il existe deux délais. Si la convocation intervient à l’initiative du CA, le délai est au minimum de 15 jours. Si la convocation intervient à la demande d’un cinquième des membres, la convocation doit être adressées au maximum 21 jours après la demande, en vue d’une AG devant se tenir au maximum dans les 40 jours de la demande.
Ces délais sont des délais légaux. Rien ne vous interdit de prévoir dans vos statuts d’autres délais, pour autant que ceux-ci n’offrent pas moins de droits aux membres que les délais légaux (nous avons récemment créé une ASBL pour lesquels le délai de convocation était d’un mois).
A quelle date ?
La date est fixée dans les statuts (ou du moins la période). Vous êtes tenu d’arrêter et de déposer vos comptes pour le 31 juillet. Il est donc préférable de prévoir dans vos statuts la tenue de votre AG ordinaire au cours du premier semestre (ne fixez pas une date trop tôt dans l’année. Il vous faut arrêter vos comptes de l’année précédente).
Nous sommes souvent amenés à corriger des statuts où la date d’AG est fixée à septembre. Une telle date oblige à la fixation d’une autre AG plus tôt dans l’année pour l’approbation des comptes.
Comment convoquer ?
Le texte légal est muet. Il ne fait toutefois pas de doute que la convocation doit être faite par écrit. Vos statuts détermineront la forme de l’écrit. Cet écrit peut revêtir la forme d’un email. Il importe surtout que vous vous réserviez la preuve de l’envoi des convocations (nous conseillons à nos membres de se ménager un accusé de réception informatique).
Que mettre dans l’ordre du jour ?
La loi est muette concernant le contenu de l’Ordre du jour. Toutefois, l’assemblée générale ordinaire doit approuver les comptes annuels et voter la décharge des administrateurs (9 :20 CSA). L’organe d’administration étant aussi chargé d’exposer l’ «exécution du budget » ((9 :19 CSA), il conviendra aussi de viser la présentation du budget prévisionnel. Enfin, même si le code ne le vise pas expressément, prévoir l’approbation d’un rapport d’activités paraît être indispensable.
Le CRM du BAC a été conçu pour permettre l’envoi, sans souci, de convocation. N’hésitez pas à nous en parler en nous envoyant un mail à l’adresse : olivier@bac.brussels
L’envoi d’une convocation en vue d’un CA ou d’une AG ne parait pas bien compliqué et pourtant, avant cet envoi, vous devez vous poser les bonnes questions :
- Qui va convoquer ?
- Dans quel délai ?
- A quelle date ?
- Comment convoquer ?
- Que mettre dans l’ordre du jour ?
Qui convoque ?
Le texte légal est clair : « L'organe d'administration convoque l'assemblée générale dans les cas prévus par la loi ou les statuts ou lorsqu'au moins un cinquième des membres en fait la demande. » (9 :13 CSA)
Le Conseil d’administration peut-il déléguer cette compétence ? La question est controversée. Nous serions d’avis de nous en tenir strictement au texte légal en réservant cette compétence strictement au CA.
Dans quel délai ?
Il existe deux délais. Si la convocation intervient à l’initiative du CA, le délai est au minimum de 15 jours. Si la convocation intervient à la demande d’un cinquième des membres, la convocation doit être adressées au maximum 21 jours après la demande, en vue d’une AG devant se tenir au maximum dans les 40 jours de la demande.
Ces délais sont des délais légaux. Rien ne vous interdit de prévoir dans vos statuts d’autres délais, pour autant que ceux-ci n’offrent pas moins de droits aux membres que les délais légaux (nous avons récemment créé une ASBL pour lesquels le délai de convocation était d’un mois).
A quelle date ?
La date est fixée dans les statuts (ou du moins la période). Vous êtes tenu d’arrêter et de déposer vos comptes pour le 31 juillet. Il est donc préférable de prévoir dans vos statuts la tenue de votre AG ordinaire au cours du premier semestre (ne fixez pas une date trop tôt dans l’année. Il vous faut arrêter vos comptes de l’année précédente).
Nous sommes souvent amenés à corriger des statuts où la date d’AG est fixée à septembre. Une telle date oblige à la fixation d’une autre AG plus tôt dans l’année pour l’approbation des comptes.
Comment convoquer ?
Le texte légal est muet. Il ne fait toutefois pas de doute que la convocation doit être faite par écrit. Vos statuts détermineront la forme de l’écrit. Cet écrit peut revêtir la forme d’un email. Il importe surtout que vous vous réserviez la preuve de l’envoi des convocations (nous conseillons à nos membres de se ménager un accusé de réception informatique).
Que mettre dans l’ordre du jour ?
La loi est muette concernant le contenu de l’Ordre du jour. Toutefois, l’assemblée générale ordinaire doit approuver les comptes annuels et voter la décharge des administrateurs (9 :20 CSA). L’organe d’administration étant aussi chargé d’exposer l’ «exécution du budget » ((9 :19 CSA), il conviendra aussi de viser la présentation du budget prévisionnel. Enfin, même si le code ne le vise pas expressément, prévoir l’approbation d’un rapport d’activités paraît être indispensable.
Le CRM du BAC a été conçu pour permettre l’envoi, sans souci, de convocation. N’hésitez pas à nous en parler en nous envoyant un mail à l’adresse : olivier@bac.brussels
L'Assemblée générale - les "divers"
Une pratique plus que courante, au moment de rédiger un Ordre du Jour, est d’ajouter un point supplémentaire dénommé « Divers ».
Pour bon nombre de responsables associatifs, ce « divers » permet d’ajouter des points que les membres soulèveraient en séance.
Mais la pratique des « divers » est-elle autorisée par la loi ?
Dans la loi du 27 juin 1921, une dérogation avait clairement été prévue : « Des résolutions ne peuvent être prises en dehors de l’ordre du jour que si les statuts le permettent expressément. ».
La pratique des « divers » étaient donc clairement autorisée pour autant que les statuts l’autorisent. En pratique, rares étaient les statuts le prévoyant expressément et pourtant la pratique du « divers » s’était généralisée.
Dans le Code des Sociétés et des Associations (CSA), la pratique du divers n’a pas été autorisée. Bien au contraire, le code semble même l’exclure (puisque, notamment, il prévoit que les administrateurs répondent aux questions en lien avec l’ordre du jour, ce qui implique que l’ordre du jour doit viser tous les points qui seront discutés en assemblée générale).
Nous ne sommes donc pas très « fan » de l’ajout des divers.
Pour autant, maintenir la pratique du « divers » pourrait-il avoir des conséquences juridiques ?
En théorie, un membre pourrait demander l’annulation d’une décision prise concernant un point qui n’est pas repris à l’ordre du jour. En pratique, le risque est pratiquement nul. Saisi d’une demande, il est fort à parier qu’un juge considérerait que celui qui agit en nullité ne subit aucun grief du fait de l’irrégularité.
Il convient toutefois d’être très attentif en n’utilisant pas le « divers » pour des points qui doivent faire, de façon expresse, l’objet d’une mention dans l’ordre du jour : l’exclusion d’un membre, l’approbation des comptes et budget, la décharge, la modification des statuts….
Une pratique plus que courante, au moment de rédiger un Ordre du Jour, est d’ajouter un point supplémentaire dénommé « Divers ».
Pour bon nombre de responsables associatifs, ce « divers » permet d’ajouter des points que les membres soulèveraient en séance.
Mais la pratique des « divers » est-elle autorisée par la loi ?
Dans la loi du 27 juin 1921, une dérogation avait clairement été prévue : « Des résolutions ne peuvent être prises en dehors de l’ordre du jour que si les statuts le permettent expressément. ».
La pratique des « divers » étaient donc clairement autorisée pour autant que les statuts l’autorisent. En pratique, rares étaient les statuts le prévoyant expressément et pourtant la pratique du « divers » s’était généralisée.
Dans le Code des Sociétés et des Associations (CSA), la pratique du divers n’a pas été autorisée. Bien au contraire, le code semble même l’exclure (puisque, notamment, il prévoit que les administrateurs répondent aux questions en lien avec l’ordre du jour, ce qui implique que l’ordre du jour doit viser tous les points qui seront discutés en assemblée générale).
Nous ne sommes donc pas très « fan » de l’ajout des divers.
Pour autant, maintenir la pratique du « divers » pourrait-il avoir des conséquences juridiques ?
En théorie, un membre pourrait demander l’annulation d’une décision prise concernant un point qui n’est pas repris à l’ordre du jour. En pratique, le risque est pratiquement nul. Saisi d’une demande, il est fort à parier qu’un juge considérerait que celui qui agit en nullité ne subit aucun grief du fait de l’irrégularité.
Il convient toutefois d’être très attentif en n’utilisant pas le « divers » pour des points qui doivent faire, de façon expresse, l’objet d’une mention dans l’ordre du jour : l’exclusion d’un membre, l’approbation des comptes et budget, la décharge, la modification des statuts….
L'Assemblée générale à distance
La crise sanitaire a mis les moyens de communication au cœur du fonctionnement de la plupart des associations.
Si des Arrêtés Royaux ont, à l’occasion de la crise covid, autorisé des tenues d’assemblées générales à distance, qu’en est-il à présent que la fin de la crise sanitaire se profile.
Le législateur, à la suite de la crise covid, a modifié le Code des Sociétés et des Associations en insérant un article 9 :16/1 qui prévoit expressément la possibilité de tenir des AG à distance « grâce à des moyens électroniques ».
La mise en place d’une telle solution ne requiert pas une modification des statuts. En effet, de façon large, le texte légal charge le Conseil d’administration de décider de la mise en place d’une Assemblée générale à distance.
Le législateur a toutefois décidé d’entourer la tenue d’une telle AG d’un certain nombre de garde-fous :
- L’obligation pour l’ASBL de pouvoir contrôler la qualité et l’identité du membre qui participe,
- La nécessité de mettre en place un moyen de communication électronique permettant aux membres de prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l'assemblée et d'exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l'assemblée est appelée à se prononcer,
- L’obligation que le moyen mis en place permette de participer aux délibérations et de poser des questions.
Le code prévoit que la convocation doit contenir une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance et que Lorsque l'ASBL dispose d'un site internet ces procédures sont rendues accessibles sur le site internet de l'association à ceux qui ont le droit de participer à l'assemblée générale.
En pratique, jusqu’à présent, les associations se contentent d’indiquer dans la convocation : « l’assemblée générale aura lieu par Teams ou zoom » sans que cela pose de problème.
A notre connaissance, aucune ASBL n’en fait déjà mention sur son site. Le texte étant récent, peut-être verrons nous apparaître cette mention sur les sites internet des ASBL.
Enfin, le code prévoit que le PV doit faire mention des problèmes et incidents techniques ayant perturbé l’assemblée générale.
Enfin, le code a exclu pour les membres du bureau la possibilité de participer à distance.
La crise sanitaire a mis les moyens de communication au cœur du fonctionnement de la plupart des associations.
Si des Arrêtés Royaux ont, à l’occasion de la crise covid, autorisé des tenues d’assemblées générales à distance, qu’en est-il à présent que la fin de la crise sanitaire se profile.
Le législateur, à la suite de la crise covid, a modifié le Code des Sociétés et des Associations en insérant un article 9 :16/1 qui prévoit expressément la possibilité de tenir des AG à distance « grâce à des moyens électroniques ».
La mise en place d’une telle solution ne requiert pas une modification des statuts. En effet, de façon large, le texte légal charge le Conseil d’administration de décider de la mise en place d’une Assemblée générale à distance.
Le législateur a toutefois décidé d’entourer la tenue d’une telle AG d’un certain nombre de garde-fous :
- L’obligation pour l’ASBL de pouvoir contrôler la qualité et l’identité du membre qui participe,
- La nécessité de mettre en place un moyen de communication électronique permettant aux membres de prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l'assemblée et d'exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l'assemblée est appelée à se prononcer,
- L’obligation que le moyen mis en place permette de participer aux délibérations et de poser des questions.
Le code prévoit que la convocation doit contenir une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance et que Lorsque l'ASBL dispose d'un site internet ces procédures sont rendues accessibles sur le site internet de l'association à ceux qui ont le droit de participer à l'assemblée générale.
En pratique, jusqu’à présent, les associations se contentent d’indiquer dans la convocation : « l’assemblée générale aura lieu par Teams ou zoom » sans que cela pose de problème.
A notre connaissance, aucune ASBL n’en fait déjà mention sur son site. Le texte étant récent, peut-être verrons nous apparaître cette mention sur les sites internet des ASBL.
Enfin, le code prévoit que le PV doit faire mention des problèmes et incidents techniques ayant perturbé l’assemblée générale.
Enfin, le code a exclu pour les membres du bureau la possibilité de participer à distance.
Les catégories de membres
Parfois, à l’occasion de discussions avec les responsables d’ASBL membres du BAC, des certitudes volent en éclats. J’étais intimement persuadé que nul n’ignorait la différence entre un membre effectif et un membre adhérent et, sur un laps de temps de 48 heures, j’ai dû, à deux reprises expliquer cette différence.
Un article consacré aux différentes catégories de membres n’est donc pas inutile.
La notion de membre adhérent est définie à l’article 9 :3 du code : « L'organe d'administration tient au siège de l'association un registre des membres. Ce registre reprend les nom, prénom et domicile des membres, ou lorsqu'il s'agit d'une personne morale, la dénomination, la forme légale et l'adresse du siège. (…) . Les statuts de l'association fixent les conditions auxquelles des tiers qui ont un lien avec l'association peuvent être considérés comme membres adhérents de l'association. Les droits et obligations des membres adhérents sont exclusivement déterminés par les statuts. »
Si la loi ne semble ouvrir la porte qu’à deux catégories de membres, les effectifs et les adhérents, en pratique, en ce qui concerne les adhérents, l’imagination est reine. Parmi les nombreuses ASBL que nous assistons lors de leurs créations, nous trouvons des membres adhérents, des membres d’honneur, des membres honoraires…. La créativité des fondateurs est souvent sans limite.
En ce qui concerne les membres effectifs, leurs droits et obligations sont fixés par la loi :
- Ils ont le droit d’être convoqués aux assemblées générales et de participer aux votes avec une voix effective
- Ils peuvent se faire représenter par un autre membre lors de l’AG (ou par un tiers si les statuts l’autorisent)
- Ils ont le droit de demander la convocation de l’AG (du moins si 1/5ème des effectifs en fait la demande)
- Ils ont le droit de faire ajouter un point à l’ordre du jour (si 1/20ème le demande)
- Ils ne sont exclus que par l’assemblée générale (après avoir été convoqués et, le cas échéant entendus) …
- Ils ont l’obligation de payer des cotisations si les statuts le prévoient,
- Ils ont aussi l’obligation de respecter les statuts (et éventuellement le ROI) et les décisions des AG.
Le code a prévu d’autres droits plus secondaires dont l’énoncé fera sans doute l’objet d’un article prochainement.
En ce qui concerne les droits et obligations des membres adhérents, le code ne dit pratiquement rien et renvoie aux statuts.
Tout au plus, le code prévoit que les adhérents, comme tous tiers intéressés peuvent demander la dissolution judiciaire de l’association ou prendre connaissance des décisions de l’AG les concernant directement.
De façon traditionnelle, les statuts prévoient :
- Un mode d’admission simplifié par le Conseil d’Administration,
- Une participation à l’AG avec voix consultative,
- L’adhésion pendant la période couverte par une cotisation,
- Une procédure simplifiée d’exclusion.
Toutefois, rien n’empêche de prévoir bien d’autres droits et obligations en gardant à l’esprit que ceux-ci doivent être différents de ceux des membres effectifs (évidemment, il n’y a aucun intérêt à calquer les droits des adhérents sur ceux des effectifs).
Les statuts peuvent aussi créer d’autres catégories de membres : membres d’honneurs (généralement des personnalités qui attachent leur nom à l’association), des membres honoraires (souvent d’anciens administrateurs), des membres bienfaiteurs (des membres qui paient une cotisation plus élevée ou qui rendent un service particulier) ….
L’essentiel, lors de la création de ces catégories de membres adhérents, est de garder une cohérence en prévoyant pour chacune d’elles les droits et obligations.
Parfois, à l’occasion de discussions avec les responsables d’ASBL membres du BAC, des certitudes volent en éclats. J’étais intimement persuadé que nul n’ignorait la différence entre un membre effectif et un membre adhérent et, sur un laps de temps de 48 heures, j’ai dû, à deux reprises expliquer cette différence.
Un article consacré aux différentes catégories de membres n’est donc pas inutile.
La notion de membre adhérent est définie à l’article 9 :3 du code : « L'organe d'administration tient au siège de l'association un registre des membres. Ce registre reprend les nom, prénom et domicile des membres, ou lorsqu'il s'agit d'une personne morale, la dénomination, la forme légale et l'adresse du siège. (…) . Les statuts de l'association fixent les conditions auxquelles des tiers qui ont un lien avec l'association peuvent être considérés comme membres adhérents de l'association. Les droits et obligations des membres adhérents sont exclusivement déterminés par les statuts. »
Si la loi ne semble ouvrir la porte qu’à deux catégories de membres, les effectifs et les adhérents, en pratique, en ce qui concerne les adhérents, l’imagination est reine. Parmi les nombreuses ASBL que nous assistons lors de leurs créations, nous trouvons des membres adhérents, des membres d’honneur, des membres honoraires…. La créativité des fondateurs est souvent sans limite.
En ce qui concerne les membres effectifs, leurs droits et obligations sont fixés par la loi :
- Ils ont le droit d’être convoqués aux assemblées générales et de participer aux votes avec une voix effective
- Ils peuvent se faire représenter par un autre membre lors de l’AG (ou par un tiers si les statuts l’autorisent)
- Ils ont le droit de demander la convocation de l’AG (du moins si 1/5ème des effectifs en fait la demande)
- Ils ont le droit de faire ajouter un point à l’ordre du jour (si 1/20ème le demande)
- Ils ne sont exclus que par l’assemblée générale (après avoir été convoqués et, le cas échéant entendus) …
- Ils ont l’obligation de payer des cotisations si les statuts le prévoient,
- Ils ont aussi l’obligation de respecter les statuts (et éventuellement le ROI) et les décisions des AG.
Le code a prévu d’autres droits plus secondaires dont l’énoncé fera sans doute l’objet d’un article prochainement.
En ce qui concerne les droits et obligations des membres adhérents, le code ne dit pratiquement rien et renvoie aux statuts.
Tout au plus, le code prévoit que les adhérents, comme tous tiers intéressés peuvent demander la dissolution judiciaire de l’association ou prendre connaissance des décisions de l’AG les concernant directement.
De façon traditionnelle, les statuts prévoient :
- Un mode d’admission simplifié par le Conseil d’Administration,
- Une participation à l’AG avec voix consultative,
- L’adhésion pendant la période couverte par une cotisation,
- Une procédure simplifiée d’exclusion.
Toutefois, rien n’empêche de prévoir bien d’autres droits et obligations en gardant à l’esprit que ceux-ci doivent être différents de ceux des membres effectifs (évidemment, il n’y a aucun intérêt à calquer les droits des adhérents sur ceux des effectifs).
Les statuts peuvent aussi créer d’autres catégories de membres : membres d’honneurs (généralement des personnalités qui attachent leur nom à l’association), des membres honoraires (souvent d’anciens administrateurs), des membres bienfaiteurs (des membres qui paient une cotisation plus élevée ou qui rendent un service particulier) ….
L’essentiel, lors de la création de ces catégories de membres adhérents, est de garder une cohérence en prévoyant pour chacune d’elles les droits et obligations.
L'exclusion des membres
Les statuts pêchent souvent par leur imprécision en ce qui concerne l’exclusion des membres. Très souvent, ils se contentent d’indiquer : « Le conseil d’administration (ou l’assemblée générale) pourra exclure le membre qui se rend coupable d’infraction grave à la loi, aux statuts ou aux lois de l’honneur et de la bienséance ». Très souvent, les statuts précisent que sont réputés démissionnaires de plein droit les membres qui n’assistent pas à un certain nombre d’assemblées générales consécutives.
Le Code des Sociétés et des Associations (CSA) a remis de l’ordre en ce qui concerne la manière d’exclure un membre.
Avant tout, il s’agit d’une compétence réservée à l’assemblée générale (9 :12-7° CSA).
Il ne peut donc pas être question de déléguer cette tâche au Conseil d’Administration.
L’ordre du jour joint à la convocation doit clairement mentionner l’exclusion du membre projetée.
Le code est relativement peu clair quant à la question de savoir s’il convient d’indiquer le motif à l’origine de la proposition d’exclusion.
Il est prudent de ne pas s’étendre trop sur les motifs d’exclusion et de réserver un plus long exposé à l’assemblée générale. Le membre dont l’exclusion est projetée pourrait en effet s’estimer injustement calomnié.
Par contre, il sera nécessaire d’informer le membre dont l’exclusion est projetée des raisons pour laquelle son exclusion est proposée.
En effet, le membre aura le droit d’être entendu par l’assemblée générale préalablement au vote décidant de son exclusion éventuelle.
Le CSA n’a pas prévu la possibilité pour le membre d’être assisté. Nous préconisons toutefois à nos membres d’insérer dans les statuts une clause prévoyant que le membre pourra être assisté d’une personne de son choix. La volonté du législateur étant de permettre au membre susceptible d’être exclu de pouvoir se défendre, il nous semble équitable de permettre à se membre d’être assisté (nous n’avons pas tous des talents d’avocat).
Le CSA précise que l’Assemblée générale doit réunir le quorum et la majorité requise pour la modification des statuts. En d’autres termes, l’AG doit rassembler deux tiers de membres présents ou représentés qui doivent décider de l’exclusion aux deux tiers des présents. Si le quorum de présence n’est pas atteint, une deuxième AG pourra être convoquée. Celle-ci statuera quel que soit le nombre de présent.
Enfin, il est prudent d’insérer dans les statuts un article autorisant le Conseil d’Administration a suspendre le membre dont l’exclusion est projetée.
Nous indiquons généralement dans les statuts que nous rédigeons que le membre pourra être entendu par le CA préalablement à sa suspension et que l’AG devra avoir lieu dans un délai maximum d’un mois après la suspension, faute de quoi celle-ci sera caduque.
Il est en règle générale utile de bien rédiger ses statuts pour éviter ultérieurement, au mieux la frustration du membre exclu, au pire l’intentement d’une action en justice.
Pour en savoir plus : olivier@bac.brussels
Les statuts pêchent souvent par leur imprécision en ce qui concerne l’exclusion des membres. Très souvent, ils se contentent d’indiquer : « Le conseil d’administration (ou l’assemblée générale) pourra exclure le membre qui se rend coupable d’infraction grave à la loi, aux statuts ou aux lois de l’honneur et de la bienséance ». Très souvent, les statuts précisent que sont réputés démissionnaires de plein droit les membres qui n’assistent pas à un certain nombre d’assemblées générales consécutives.
Le Code des Sociétés et des Associations (CSA) a remis de l’ordre en ce qui concerne la manière d’exclure un membre.
Avant tout, il s’agit d’une compétence réservée à l’assemblée générale (9 :12-7° CSA).
Il ne peut donc pas être question de déléguer cette tâche au Conseil d’Administration.
L’ordre du jour joint à la convocation doit clairement mentionner l’exclusion du membre projetée.
Le code est relativement peu clair quant à la question de savoir s’il convient d’indiquer le motif à l’origine de la proposition d’exclusion.
Il est prudent de ne pas s’étendre trop sur les motifs d’exclusion et de réserver un plus long exposé à l’assemblée générale. Le membre dont l’exclusion est projetée pourrait en effet s’estimer injustement calomnié.
Par contre, il sera nécessaire d’informer le membre dont l’exclusion est projetée des raisons pour laquelle son exclusion est proposée.
En effet, le membre aura le droit d’être entendu par l’assemblée générale préalablement au vote décidant de son exclusion éventuelle.
Le CSA n’a pas prévu la possibilité pour le membre d’être assisté. Nous préconisons toutefois à nos membres d’insérer dans les statuts une clause prévoyant que le membre pourra être assisté d’une personne de son choix. La volonté du législateur étant de permettre au membre susceptible d’être exclu de pouvoir se défendre, il nous semble équitable de permettre à se membre d’être assisté (nous n’avons pas tous des talents d’avocat).
Le CSA précise que l’Assemblée générale doit réunir le quorum et la majorité requise pour la modification des statuts. En d’autres termes, l’AG doit rassembler deux tiers de membres présents ou représentés qui doivent décider de l’exclusion aux deux tiers des présents. Si le quorum de présence n’est pas atteint, une deuxième AG pourra être convoquée. Celle-ci statuera quel que soit le nombre de présent.
Enfin, il est prudent d’insérer dans les statuts un article autorisant le Conseil d’Administration a suspendre le membre dont l’exclusion est projetée.
Nous indiquons généralement dans les statuts que nous rédigeons que le membre pourra être entendu par le CA préalablement à sa suspension et que l’AG devra avoir lieu dans un délai maximum d’un mois après la suspension, faute de quoi celle-ci sera caduque.
Il est en règle générale utile de bien rédiger ses statuts pour éviter ultérieurement, au mieux la frustration du membre exclu, au pire l’intentement d’une action en justice.
Pour en savoir plus : olivier@bac.brussels
Le procès-verbal d’Assemblée générale
Si la loi du 27 juin 1921 ne laissait aucun doute quand au fait que les PV devaient être sous format papier, le Code des Sociétés et des Associations (CSA) pourrait laisser la place à une dématérialisation sous format numérique. Le Code est muet quant à la forme que doit prendre le PV. Tout au plus le code se contente de préciser que les membres peuvent consulter aux siège les PV de l’AG et du CA (3 :103 CSA). Il reprend aussi certaines mentions devant y figurer (les incidents en cas de réunion à distance – 9 :16, les conflits d’intérêt - 9 :8).
Un indice pourrait laisser croire que le format papier est privilégié : le fait que les PV du CA doivent être signé par le président et les administrateurs qui le souhaitent (9 :9 CSA) et que la copie délivrée au tiers doit être signée par un membre ayant le pouvoir de représentation.
Néanmoins, cet élément n’est pas suffisant pour exclure la tenue d’un registre de PV sous forme de format numérique. Une analogie pourrait être faite avec le registre des membres. Si toutes les associations doivent tenir un registre des membres, celui-ci pouvant être consulté au siège de l’association par les membres, le Code a prévu que ce registre pouvait être tenu sous forme électronique. Si finalement un registre des membres peut être tenu sous forme électronique, il semble que rien n’interdit de tenir un registre des PV sous une forme dématérialisée également.
Néanmoins, nous conseillons toujours à nos membres d’imprimer les PV et de les conserver précieusement dans une farde. Rien n’est plus frustrant qu’un crash informatique. Si celui-ci concerne les PV d’AG, ce crash devient vite catastrophique.
Le CRM du BAC permet d’éditer de façon automatique un registre des PV qui a, en outre, la particularité de pouvoir facilement faire l’objet d’application de critères de tri ou de recherche.
Enfin, qu’en est-il en ce qui concerne l’approbation des PV ?
Bon nombre d’associations débutent leurs réunions par l’approbation du PV précédent. Cette manière de procéder nous paraît archaïque et délicate. Le code oblige à la publication de certaines décisions dans le mois de la tenue de l’AG. Faire approuver un PV par une AG qui a parfois lieu un an plus tard, c’est contraindre une association à publier une décision qui n’est pas encore clairement approuvée. Même si la question reste théorique, quid d’une publication actant la démission d’un administrateur alors que l’AG suivante approuverait un PV corrigé dans lequel le nom du démissionnaire n’est plus le même ?
Pour éviter de telle difficulté, nous suggérons d’insérer dans les statuts une clause prévoyant l’envoi du PV aux membres dans un délai déterminé et la possibilité d’adresser des remarques dans un autre délai. L’absence de remarque vaut approbation. En cas de remarques, l’approbation est alors soumise à l’AG suivante.
Si la loi du 27 juin 1921 ne laissait aucun doute quand au fait que les PV devaient être sous format papier, le Code des Sociétés et des Associations (CSA) pourrait laisser la place à une dématérialisation sous format numérique. Le Code est muet quant à la forme que doit prendre le PV. Tout au plus le code se contente de préciser que les membres peuvent consulter aux siège les PV de l’AG et du CA (3 :103 CSA). Il reprend aussi certaines mentions devant y figurer (les incidents en cas de réunion à distance – 9 :16, les conflits d’intérêt - 9 :8).
Un indice pourrait laisser croire que le format papier est privilégié : le fait que les PV du CA doivent être signé par le président et les administrateurs qui le souhaitent (9 :9 CSA) et que la copie délivrée au tiers doit être signée par un membre ayant le pouvoir de représentation.
Néanmoins, cet élément n’est pas suffisant pour exclure la tenue d’un registre de PV sous forme de format numérique. Une analogie pourrait être faite avec le registre des membres. Si toutes les associations doivent tenir un registre des membres, celui-ci pouvant être consulté au siège de l’association par les membres, le Code a prévu que ce registre pouvait être tenu sous forme électronique. Si finalement un registre des membres peut être tenu sous forme électronique, il semble que rien n’interdit de tenir un registre des PV sous une forme dématérialisée également.
Néanmoins, nous conseillons toujours à nos membres d’imprimer les PV et de les conserver précieusement dans une farde. Rien n’est plus frustrant qu’un crash informatique. Si celui-ci concerne les PV d’AG, ce crash devient vite catastrophique.
Le CRM du BAC permet d’éditer de façon automatique un registre des PV qui a, en outre, la particularité de pouvoir facilement faire l’objet d’application de critères de tri ou de recherche.
Enfin, qu’en est-il en ce qui concerne l’approbation des PV ?
Bon nombre d’associations débutent leurs réunions par l’approbation du PV précédent. Cette manière de procéder nous paraît archaïque et délicate. Le code oblige à la publication de certaines décisions dans le mois de la tenue de l’AG. Faire approuver un PV par une AG qui a parfois lieu un an plus tard, c’est contraindre une association à publier une décision qui n’est pas encore clairement approuvée. Même si la question reste théorique, quid d’une publication actant la démission d’un administrateur alors que l’AG suivante approuverait un PV corrigé dans lequel le nom du démissionnaire n’est plus le même ?
Pour éviter de telle difficulté, nous suggérons d’insérer dans les statuts une clause prévoyant l’envoi du PV aux membres dans un délai déterminé et la possibilité d’adresser des remarques dans un autre délai. L’absence de remarque vaut approbation. En cas de remarques, l’approbation est alors soumise à l’AG suivante.
Gestion du personnel – le pécule de vacances
Le mois de mai correspond, en règle générale, à la période de paiement du pécule de vacances.
S’il s’agit évidemment d’un moment heureux pour celui qui le reçoit, pour de nombreuses ASBL confrontées à des difficultés financières liées à la crise COVID, cette obligation peut s’avérer périlleuse.
Il nous paraissait utile de faire une mise au point.
Avant tout, c’est à tort que l’on parle de « pécule de vacances » au singulier. Il devrait plutôt être question de « pécules de vacances » au pluriel.
En effet, le travailleur perçoit ce qu’on appelle un pécule simple qui correspond à la rémunération qu’il aurait dû promériter pendant sa période de congé et un complément, le double pécule de vacances, qui correspond à 92% de cette rémunération, la base étant toutefois calculée sur base des prestations de l’année précédente (plus simplement, le salaire est la contrepartie du travail. Le montant versé pendant la période de congé n’est donc pas une rémunération mais le simple pécule. Historiquement, le double pécule a été créé pour permettre au travailleur de partir en vacances en assumant les frais supplémentaires liés à celles-ci).
La loi du 28 juin 1971 relatives aux vacances annuelles a prévu un régime différent en ce qui concerne les ouvriers et les employés.
Les ouvriers perçoivent leur pécule de vacances à charge de l’office national des vacances annuelles (ONVA) entre le 2 mai et le 30 juin alors que les employés le perçoivent directement de leur employeur. Pour les employés, il existe une croyance largement répandue : le pécule serait versé en mai.
En pratique, si c’est évidemment très souvent le cas, la loi a prévu que les employés doivent recevoir le double pécule au moment où le travailleur prend ses congés principaux. Rien n’interdit donc à un employeur de payer ce double pécule à une autre période si les vacances ne sont pas prise en mai ou juin (sauf dispositions particulières prévues par une autres dispositions…une CCT, le règlement de travail….).
Puisque le double pécule de vacances est calculé sur base des prestations de l’année antérieure, les travailleurs ayant subi du chômage temporaire en 2020 par suite du Coronavirus auraient dû subir une diminution de leur pécule. Pour compenser cette perte, le législateur a assimilé les périodes de chômage temporaire à des période de travail.
En d’autres termes, les travailleurs ne subiront aucune diminution de leur pécule de vacances.
En ce qui concerne les ASBL, le gouvernement a doté l’ONSS d’une enveloppe de près de 100 millions à répartir entre les différents employeurs occupant du personnel au 2ème trimestre 2020 pour compenser l’assimilation des jours de chômage temporaires. La compensation est accordée sous forme d’une réduction des cotisations au cours d’un trimestre.
Enfin, pour les ASBL qui relèvent de l’Horeca, en ce qui concerne le personnel ouvrier, le gouvernement a décidé que la cotisation annuelle ne devra pas être payée par les employeurs en 2021 aux caisses de vacances.
Le mois de mai correspond, en règle générale, à la période de paiement du pécule de vacances.
S’il s’agit évidemment d’un moment heureux pour celui qui le reçoit, pour de nombreuses ASBL confrontées à des difficultés financières liées à la crise COVID, cette obligation peut s’avérer périlleuse.
Il nous paraissait utile de faire une mise au point.
Avant tout, c’est à tort que l’on parle de « pécule de vacances » au singulier. Il devrait plutôt être question de « pécules de vacances » au pluriel.
En effet, le travailleur perçoit ce qu’on appelle un pécule simple qui correspond à la rémunération qu’il aurait dû promériter pendant sa période de congé et un complément, le double pécule de vacances, qui correspond à 92% de cette rémunération, la base étant toutefois calculée sur base des prestations de l’année précédente (plus simplement, le salaire est la contrepartie du travail. Le montant versé pendant la période de congé n’est donc pas une rémunération mais le simple pécule. Historiquement, le double pécule a été créé pour permettre au travailleur de partir en vacances en assumant les frais supplémentaires liés à celles-ci).
La loi du 28 juin 1971 relatives aux vacances annuelles a prévu un régime différent en ce qui concerne les ouvriers et les employés.
Les ouvriers perçoivent leur pécule de vacances à charge de l’office national des vacances annuelles (ONVA) entre le 2 mai et le 30 juin alors que les employés le perçoivent directement de leur employeur. Pour les employés, il existe une croyance largement répandue : le pécule serait versé en mai.
En pratique, si c’est évidemment très souvent le cas, la loi a prévu que les employés doivent recevoir le double pécule au moment où le travailleur prend ses congés principaux. Rien n’interdit donc à un employeur de payer ce double pécule à une autre période si les vacances ne sont pas prise en mai ou juin (sauf dispositions particulières prévues par une autres dispositions…une CCT, le règlement de travail….).
Puisque le double pécule de vacances est calculé sur base des prestations de l’année antérieure, les travailleurs ayant subi du chômage temporaire en 2020 par suite du Coronavirus auraient dû subir une diminution de leur pécule. Pour compenser cette perte, le législateur a assimilé les périodes de chômage temporaire à des période de travail.
En d’autres termes, les travailleurs ne subiront aucune diminution de leur pécule de vacances.
En ce qui concerne les ASBL, le gouvernement a doté l’ONSS d’une enveloppe de près de 100 millions à répartir entre les différents employeurs occupant du personnel au 2ème trimestre 2020 pour compenser l’assimilation des jours de chômage temporaires. La compensation est accordée sous forme d’une réduction des cotisations au cours d’un trimestre.
Enfin, pour les ASBL qui relèvent de l’Horeca, en ce qui concerne le personnel ouvrier, le gouvernement a décidé que la cotisation annuelle ne devra pas être payée par les employeurs en 2021 aux caisses de vacances.
Le travail associatif volontaire
La loi du 18 juillet 2018 qui avait créé le travail associatif volontaire avait suscité dans bon nombre d’association un réel enthousiasme.
Cette loi de relance économique permettait de verser une indemnité d’un montant maximal de 510,83 € par mois, ce montant étant exonéré d’impôts et de charges sociales, à des travailleurs volontaires pour autant qu’ils exercent certaines fonctions dont la liste était arrêtée par la loi et qu’ils exercent une activité salariée à au moins 4/5ème (la loi prévoyait bien d’autres conditions concernant lesquelles il n’est pas nécessaire de s’étendre).
Par un arrêt de la Cour Constitutionnelle du 23 avril 2020, cette loi a toutefois été annulée, le régime étant maintenu jusqu’au 31 décembre 2020.
Une nouvelle loi remplaçant la précédente a été promulguée le 24 décembre 2020. Cette loi est loin d’être un cadeau pour le monde associatif.
Quels sont les changements imposés par la nouvelle loi ?
1- Alors que la loi de 2018 s’appliquait à l’ensemble du secteur associatif, la nouvelle loi n’est plus applicable qu’aux ASBL actives dans le domaine sportif.
La loi autorise en effet uniquement l’exercice des activités suivantes :
- animateur, chef, moniteur ou coordinateur qui dispense une initiation sportive et/ou des activités sportives ;
- entraîneur sportif, professeur de sport, coach sportif, coordinateur des sports pour les jeunes, arbitre sportif, membre du jury, steward, responsable du terrain ou du matériel, signaleur aux compétitions sportives ;
- concierge d’infrastructure de jeunesse, sportive ;
- aide et appui occasionnels ou à petite échelle dans le domaine de la gestion administrative, l’administration, le classement des archives ou dans le cadre d’une responsabilité logistique pour des activités dans le secteur sportif ;
- aide occasionnelle ou à petite échelle pour l’élaboration de newsletters ou d’autres publications dans le secteur sportif ;
- animateur de formations, de conférences ou de présentations dans le secteur sportif.
2- L’indemnité cesse d’être défiscalisée. L’indemnité minimale est fixée à 5,10 € par heure avec un montant maximal par an de 6390 €. L’indemnité est soumise à 20 % d’impôt sur la moitié (le taux d’imposition est donc de 10 %). L’ASBL est tenue au paiement d’une cotisation de solidarité de 10 % (calculée chaque trimestre par l’ONSS).
3- La nouvelle loi maintien ou modifie certaines conditions :
- L’obligation pour le travailleur associatif d’avoir travaillé au moins un jour comme salarié au cours de 12 à 9 mois précédant le début de l’occupation (ou d’avoir été indépendant pendant la même période ou d’être pensionné depuis au moins 6 mois).
- L’obligation d’introduire avant le début de l’occupation, une demande relative au travail associatif sur une plateforme mise en ligne par l’ONSS
- L’obligation de conclure préalablement un contrat dont le modèle a été arrêté par Arrêté Royal (avec une interdiction de conclusion de plus de trois contrats par an avec la même association)
- L’obligation du respect d’un préavis de 7 jours en cas de résiliation anticipée d’un contrat de moins de 6 mois et de 14 jours au-delà de cette durée.
- L’interdiction pour le travailleur associatif d’avoir été occupé sous contrat de travail pour compte de l’association au cours des douze mois précédents.
La nouvelle loi est entrée en vigueur le 1er janvier mais cesse ses effets le 31 décembre 2021.
Une nouvelle Loi devrait sans doute apporter dans les prochains mois une solution plus définitive à la question du travail associatif (toutefois, à ce jour, aucune proposition de loi n’est mentionnée sur le site de la chambre).
Espérons que cette nouvelle loi ne limite pas son champ d’action aux seuls clubs sportifs mais permettent à l’ensemble du secteur associatif de pouvoir en bénéficier.
La loi du 18 juillet 2018 qui avait créé le travail associatif volontaire avait suscité dans bon nombre d’association un réel enthousiasme.
Cette loi de relance économique permettait de verser une indemnité d’un montant maximal de 510,83 € par mois, ce montant étant exonéré d’impôts et de charges sociales, à des travailleurs volontaires pour autant qu’ils exercent certaines fonctions dont la liste était arrêtée par la loi et qu’ils exercent une activité salariée à au moins 4/5ème (la loi prévoyait bien d’autres conditions concernant lesquelles il n’est pas nécessaire de s’étendre).
Par un arrêt de la Cour Constitutionnelle du 23 avril 2020, cette loi a toutefois été annulée, le régime étant maintenu jusqu’au 31 décembre 2020.
Une nouvelle loi remplaçant la précédente a été promulguée le 24 décembre 2020. Cette loi est loin d’être un cadeau pour le monde associatif.
Quels sont les changements imposés par la nouvelle loi ?
1- Alors que la loi de 2018 s’appliquait à l’ensemble du secteur associatif, la nouvelle loi n’est plus applicable qu’aux ASBL actives dans le domaine sportif.
La loi autorise en effet uniquement l’exercice des activités suivantes :
- animateur, chef, moniteur ou coordinateur qui dispense une initiation sportive et/ou des activités sportives ;
- entraîneur sportif, professeur de sport, coach sportif, coordinateur des sports pour les jeunes, arbitre sportif, membre du jury, steward, responsable du terrain ou du matériel, signaleur aux compétitions sportives ;
- concierge d’infrastructure de jeunesse, sportive ;
- aide et appui occasionnels ou à petite échelle dans le domaine de la gestion administrative, l’administration, le classement des archives ou dans le cadre d’une responsabilité logistique pour des activités dans le secteur sportif ;
- aide occasionnelle ou à petite échelle pour l’élaboration de newsletters ou d’autres publications dans le secteur sportif ;
- animateur de formations, de conférences ou de présentations dans le secteur sportif.
2- L’indemnité cesse d’être défiscalisée. L’indemnité minimale est fixée à 5,10 € par heure avec un montant maximal par an de 6390 €. L’indemnité est soumise à 20 % d’impôt sur la moitié (le taux d’imposition est donc de 10 %). L’ASBL est tenue au paiement d’une cotisation de solidarité de 10 % (calculée chaque trimestre par l’ONSS).
3- La nouvelle loi maintien ou modifie certaines conditions :
- L’obligation pour le travailleur associatif d’avoir travaillé au moins un jour comme salarié au cours de 12 à 9 mois précédant le début de l’occupation (ou d’avoir été indépendant pendant la même période ou d’être pensionné depuis au moins 6 mois).
- L’obligation d’introduire avant le début de l’occupation, une demande relative au travail associatif sur une plateforme mise en ligne par l’ONSS
- L’obligation de conclure préalablement un contrat dont le modèle a été arrêté par Arrêté Royal (avec une interdiction de conclusion de plus de trois contrats par an avec la même association)
- L’obligation du respect d’un préavis de 7 jours en cas de résiliation anticipée d’un contrat de moins de 6 mois et de 14 jours au-delà de cette durée.
- L’interdiction pour le travailleur associatif d’avoir été occupé sous contrat de travail pour compte de l’association au cours des douze mois précédents.
La nouvelle loi est entrée en vigueur le 1er janvier mais cesse ses effets le 31 décembre 2021.
Une nouvelle Loi devrait sans doute apporter dans les prochains mois une solution plus définitive à la question du travail associatif (toutefois, à ce jour, aucune proposition de loi n’est mentionnée sur le site de la chambre).
Espérons que cette nouvelle loi ne limite pas son champ d’action aux seuls clubs sportifs mais permettent à l’ensemble du secteur associatif de pouvoir en bénéficier.
Personne morale et association de fait
Pour un juriste, le concept de « personne morale » ne soulève aucune interrogation. Pourtant, de façon constante, lorsque nous donnons des formations concernant l’utilisation du CRM du BAC, dès qu’apparait la case à cocher « personne morale » sur la fiche des membres, des fournisseurs ou des clients, surgit la question : « c’est quoi une personne morale ».
Il était peut-être temps d’enfoncer des portes ouvertes concernant cette notion et d’en dire un peu plus concernant les associations de fait (à ce propos, une commune bruxelloise, dans son formulaire d’appel à projets à fait suivre la question « Etes-vous une ASBL ? » par « Etes-vous une association de fait ? », suscitant bien des interrogations).
De façon fort simple, les personnes se divisent en droit entre personnes physiques (vous et moi…la seule condition légale pour être une personne physique étant d’être vivant et viable. Les morts cessent donc d’être des personnes physiques sur le plan légal) et les personnes morales.
Une personne morale est une entité constituée par des personnes physiques (ou d’autres personnes morales) qui disposent d’une personnalité juridique distincte de ces membres. Pour faire simple, une personne morale, c’est une société, une association, une fondation….
Une personne morale peut être créée à l’initiative de personnes physiques, de personnes morales ou d’un mix des deux (et dans un cas extrême, dans le cadre des sociétés unipersonnelles, par une seule personne physique).
Une personne morale peut être de droit public ou de droit privé. Une personne morale de droit public est une collectivité publique…c’est l’Etat fédéral, les Régions et Communautés, les provinces, les communes, les CPAS….
Une personne morale de droit privé, c’est tous les autres…votre ASBL y compris.
L’association de fait, qui porte assez mal son nom, n’a pas de personnalité juridique. Elle est un groupement de plusieurs personnes qui, en commun accord, réalise un projet dans un but désintéressé. Les associations de fait peuvent aller de l’association de parents au sein d’une école (pour autant qu’elle ne se soit pas constituée en ASBL, au club de lecture réunissant quelques passionnés, en passant par les syndicats).
L’association de fait a très clairement un avantage évident. Sa facilité de création. Il n’existe aucun formalisme. Certaines associations de fait fixent leurs règles de fonctionnement à travers un règlement d’ordre intérieur, mais rien ne les y oblige.
L’association de fait a surtout de nombreux désavantages :
- Les membres sont personnellement responsables des dettes et engagement de l’association. Les membres agissent en leur nom et non au nom d’une association dépourvue de personnalité.
- L’association de fait ne peut souscrire aucun engagement en son nom propre.
- Dans le cadre d’appel à projets, les associations de fait sont considérées comme des personnes physiques. En règle générale, les appels à projets, quant ils sont accessibles à des ASBL et à des personnes physiques, accordent un montant moindre aux personnes physiques.
Nous sommes souvent contactés par des personnes qui hésitent à se constituer en ASBL au motif que la création est compliquée et la gestion complexe. Il n’en est rien. La rédaction de statuts est loin d’être insurmontable et la gestion administrative est bien plus simple qu’il n’y paraît…du moins avec les services du BAC.
Pour un juriste, le concept de « personne morale » ne soulève aucune interrogation. Pourtant, de façon constante, lorsque nous donnons des formations concernant l’utilisation du CRM du BAC, dès qu’apparait la case à cocher « personne morale » sur la fiche des membres, des fournisseurs ou des clients, surgit la question : « c’est quoi une personne morale ».
Il était peut-être temps d’enfoncer des portes ouvertes concernant cette notion et d’en dire un peu plus concernant les associations de fait (à ce propos, une commune bruxelloise, dans son formulaire d’appel à projets à fait suivre la question « Etes-vous une ASBL ? » par « Etes-vous une association de fait ? », suscitant bien des interrogations).
De façon fort simple, les personnes se divisent en droit entre personnes physiques (vous et moi…la seule condition légale pour être une personne physique étant d’être vivant et viable. Les morts cessent donc d’être des personnes physiques sur le plan légal) et les personnes morales.
Une personne morale est une entité constituée par des personnes physiques (ou d’autres personnes morales) qui disposent d’une personnalité juridique distincte de ces membres. Pour faire simple, une personne morale, c’est une société, une association, une fondation….
Une personne morale peut être créée à l’initiative de personnes physiques, de personnes morales ou d’un mix des deux (et dans un cas extrême, dans le cadre des sociétés unipersonnelles, par une seule personne physique).
Une personne morale peut être de droit public ou de droit privé. Une personne morale de droit public est une collectivité publique…c’est l’Etat fédéral, les Régions et Communautés, les provinces, les communes, les CPAS….
Une personne morale de droit privé, c’est tous les autres…votre ASBL y compris.
L’association de fait, qui porte assez mal son nom, n’a pas de personnalité juridique. Elle est un groupement de plusieurs personnes qui, en commun accord, réalise un projet dans un but désintéressé. Les associations de fait peuvent aller de l’association de parents au sein d’une école (pour autant qu’elle ne se soit pas constituée en ASBL, au club de lecture réunissant quelques passionnés, en passant par les syndicats).
L’association de fait a très clairement un avantage évident. Sa facilité de création. Il n’existe aucun formalisme. Certaines associations de fait fixent leurs règles de fonctionnement à travers un règlement d’ordre intérieur, mais rien ne les y oblige.
L’association de fait a surtout de nombreux désavantages :
- Les membres sont personnellement responsables des dettes et engagement de l’association. Les membres agissent en leur nom et non au nom d’une association dépourvue de personnalité.
- L’association de fait ne peut souscrire aucun engagement en son nom propre.
- Dans le cadre d’appel à projets, les associations de fait sont considérées comme des personnes physiques. En règle générale, les appels à projets, quant ils sont accessibles à des ASBL et à des personnes physiques, accordent un montant moindre aux personnes physiques.
Nous sommes souvent contactés par des personnes qui hésitent à se constituer en ASBL au motif que la création est compliquée et la gestion complexe. Il n’en est rien. La rédaction de statuts est loin d’être insurmontable et la gestion administrative est bien plus simple qu’il n’y paraît…du moins avec les services du BAC.
